Herramientas digitales de automatización y gestión para los líderes en la gestión de proyectos
En tiempos modernos los proyectos y su ejecución en la vida de las empresas es de suma importancia para realizar tareas en cualquier área funcional de las organizaciones, las empresas durante años han evolucionado y atienden sus necesidades con planificaciones más estratégicas y los proyectos ayudan en este punto en particular, pero la realidad actual de implementación es una cantidad inmensa de proyectos planeados o en ejecución, tareas asignadas y datos recopilados, que hacen que la gestión sea cada día más compleja para los administradores de proyectos y el seguimiento de los resultados para la toma de decisiones.
Digitalización de la gestión de proyectos
Las herramientas digitales en los proyectos deben ser de suma utilidad para las organizaciones actuales, PMI enfatiza en su versión 7 que digitalizar los proyectos es de suma utilidad para mejorar el liderazgo ya que nos da una gestión mucho más adaptativa a la realidad actual. Los entornos digitales pueden ayudar mucho a los gerentes y administradores para comprobar los estados y además les brindan estimaciones de una manera efectiva sobre aspectos de procesos y económicos.
Comprender que las herramientas tecnológicas han transformado el entorno laboral actual frente a realidades de hace veinte o cuarenta años es algo irrefutable, sin embargo, hoy en día vemos como los cambios cada día son más fuertes y trascendentales, es por lo que la administración de proyectos se adapta y moldea a nuevas tecnologías para fortalecer su alcance y su impacto en las empresas.
Automatización de tareas operativas
Con la inclusión de la inteligencia artificial el concepto de automatización es más significativo, cada día vemos cómo las empresas optan por implementar procesos más eficientes para el bienestar de sus operaciones. El concepto de automatización cognitiva es algo muy nuevo ya que reúne dos principios actuales que unidos ayudan a la productividad de las empresas, sin embargo, requiere de investigación y desarrollo constante para su correcta implementación.
La automatización cognitiva consiste en que por medio de herramientas como la IA podemos entrenar sus procesos por medio de objetivos establecidos y la automatización con herramientas integradas con IA nos da la posibilidad de ajustar los procesos repetitivos de forma más personalizada para su ejecución.
No podemos ver la automatización como algo aislado sino como una herramienta que puede alimentar la IA para su aprovechamiento máximo y es entonces donde la gestión de proyectos se ve muy favorecida. Las herramientas actuales buscan que los procesos en la gestión de proyectos ayuden en la ejecución de las tareas, pero a su vez también en darnos los datos que se generan durante el proceso para poder analizar y tomar decisiones importantes a futuro para la organización.
Al tener más datos y controlar mejor los procesos podemos tener análisis más completos de las situaciones que pasan en las etapas de la gestión de proyectos, es muy importante indicar que con estas herramientas no se busca sustituir personas sino se busca mejorar la producción y mejorar los procesos enfocando nuestra atención a los detalles importantes de los proyectos y no las tareas repetitivas que nos hacen invertir tiempo valioso.
Implementación con herramientas digitales automatizadas
Al tener las herramientas digitales a nuestro favor y alcance para poder ser utilizadas, podemos determinar que nos ayudan en los siguientes aspectos:
- Planificación de proyectos: nos puede ayudar a organizar mejor definir cronogramas y asignar responsables.
- Automatización de tareas operativas: recordatorios, seguimientos de avances, cambios de estado, generación de reportes.
- Comunicación y trabajo colaborativo: coordinación, trazabilidad e integración
- Seguimiento y control: monitorear en tiempo real, identificar riesgos y cumplimento de objetivos.
- Mejora en la toma de decisiones: información actualizada con reportes automáticos más válidos y eficaces para la toma de decisiones.
- Aumento en productividad del equipo: optimización del tiempo y aumento en eficiencia de equipo de trabajo.
Cómo lo podemos ver es fundamental para mejorar los procesos y buscar optimizar los proyectos ayudarnos con herramientas digitales automatizadas con IA que nos ayuden a implementar los flujos de trabajo.
Impacto en la gestión de proyectos
Recientemente el PMI nos da una actualización en el PMBOK a la versión 8, este instituto plantea que es necesario enfocarnos en cómo pensamos, cómo analizamos y cómo integramos, en lugar de pensar en cómo lo hacemos. La perspectiva sobre la posición actualmente de PMI se debe a que la tecnología nos ayuda en los procesos del cómo hacer y automatiza dichas tareas, por ello que la gestión de proyectos debe evolucionar a un análisis completo y mejoramiento de los proyectos, debemos como administradores de proyectos enfocar las nuevas tareas en un pensamiento evolutivo y adaptativo en pro de las organizaciones con los nuevos avances tecnológicos.
